Bei wachsender Datenmenge besteht immer die Gefahr, dass Kontakte und Firmen neu angelegt werden, die schon im System vorhanden sind. SummitCRM hat für dieses Problem einige Hilfsfunktionen eingebaut, die dem Benutzer solche Doppeleinträge frühzeitig anzeigen und ihn entsprechend reagieren lassen.
- Beim manuellen Anlegen eines Kontaktes wird bei der Eingabe des Namen im Hintergrund geprüft, ob bereits ein Kontakt mit gleichem Namen vorhanden ist. Ist das der Falls, erscheint eine Warnmeldung mit einem Link zum vorhandenen Kontakt. Sie können so entscheiden, ob Sie die Eingabe abbrechen oder trotzdem fortsetzen.
- Beim Import von Kontaktdaten (vCard, via Emailanhang oder CSV-Datei) wird anhand des Namens geprüft, ob einzelne Kontakte schon angelegt sind. Ist das der Fall, erhält der Benutzer per Email Bescheid darüber und im SummitCRM erscheint oben rechts ein markierter Link zur Liste der zu überprüfenden Kontakte. Hier hat der Benutzer die Freiheit zu entscheiden, ob die betreffenden Kontaktdaten weiter importiert werden sollen oder nicht.
- Um Doppeleinträge bei Firmen zu vermeiden, schlägt SummitCRM beim Anlegen eines Kontaktes die vorhanden Firmeneinträge vor, aus denen der Benutzer auswählen kann. Und auch beim Import versucht SummitCRM immer erst den Kontakt einer bereits angelegten Firma zu zuordnen. Nur wenn das nicht eindeutig gelingt, wird eine neue Firma angelegt.
- Ist doch mal ein Kontakt doppelt im SummitCRM, dann erscheint bei der Einzelansicht des Kontaktes oben ein Symbol mit Link zu einer Liste aller Kontakte mit gleichem Namen. Das ist nicht immer auch gleich eine Dublette, denn Namen wie "Thomas Müller" sind im deutschsprachigen Raum sehr verbreitet. Der Benutzer ist aber gewarnt und kann überflüssige Einträge ins Archiv verschieben oder die Dubletten manuelle zusammenführen. Für einen schnellen Abgleich hilft das "magische Auge".
Tipp:
Das Zusammenführen von Doppeleinträgen gelingt am besten, indem Sie die betreffenden Kontakte in einzelne Browsertabs öffnen. Verlinken Sie in der Chronik auf den jeweiligen Kontakt, der dann im Archiv liegt, um so den Zugriff auf dessen Historie (Notizen, Emails, ...) zu erhalten. Dazu die URL des Kontaktes im Archiv kopieren und mit einem kleinen Hinweis in eine neue Notiz beim zu erhaltenden Kontakt einfügen.