FAQ - Antworten auf häufig gestellte Fragen

Wie kann ich mehrere Kontakte auf einmal bearbeiten?

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Effizientes Arbeiten

Sie können in SummitCRM mit wenigen Klicks eine Reihe nützlicher Aktionen gleichzeitig für mehrere Kontakte oder Firmen ausführen. Gehen Sie dazu auf die Kontaktübersicht und wählen Sie die gewünschten Kontakte aus, indem Sie vorn jeweils das Häkchen in das Kästchen setzen. Oberhalb der Tabelle erscheint die Auswahl möglicher Aktionen. Bei einigen Aktionen folgt ein Dialog, bei dem Sie die notwendigen Einstellungen für die ausgewählten Kontakte vornehmen und bestätigen. [ausführliche Anleitung]

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Wie kann ich in SummitCRM Kontakte kategorisieren?

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Kategorisieren

Sie haben in SummitCRM verschiedene Möglichkeiten, Kontakte und Firmen zu kategorisieren.

  • Tags (Schlagworte), die frei jedem Kontakt / Firma vergeben werden können
  • Sternchen für die Relevanz bei den Kontakten
  • Zuordnung von Kontakten zu themen- oder aktionsbezogenen Listen
  • Frei konfigurierbare Kategorien bei Firmen (z.B. für A/B/C - Klassifizierung)
  • Branchen / Umsatz / Mitarbeiterzahl bei Firmen

Über die Filterfunktion in der Kontaktübersicht können Sie die Kontakte nach den hinterlegten Kriterien suchen und z.B. einer Verteilerliste für ein eMailing zuordnen.

Kann ich direkt aus SummitCRM telefonieren?

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Effizientes Arbeiten

SummitCRM hat keine Telefonfunktion integriert, aber klicken Sie im System auf eine Telefonnummer, dann startet das Programm, dass Sie zum Telefonieren über Ihren Computer nutzen. Das kann ein sogenannte Voice-over-IP-Softphone sein oder Programme wie Skype oder Lync. Klicken Sie zum ersten Mal auf eine Telefonnummer wird Ihr Browser eine passende Anwendung vorschlagen oder danach fragen.

Bei der Nutzung von SummitCRM mit einem Smartphone wählt das Telefon direkt nach dem Anklicken der Telefonnummer und Sie werden verbunden.

Kann die Liste der Tags (Schlagworte) bearbeitet werden?

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Kategorisieren
Administration

Das Hinzufügen von neuen Tags (Schlagworten) geschieht bei der Zuordnung von Tags beim einzelnen Kontakt oder Deal. Dazu beim Kontakt / Deal unter dem Namen auf "Tags bearbeiten" klicken und wenn der Tag noch nicht zur Auswahl steht, einfach das neue Schlagwort in das Feld eintragen und auf "hinzugfügen" klicken. 

Möchten Sie einzelne Tags für alle Einträge umbenennen, deren Farbe ändern oder nicht mehr genutzte Tags entfernen, dann gehen Sie zur Kontaktübersicht, klicken oben rechts neben "Tags" auf das Rädchen-Symbol und wählen "Tags in Kontakten bearbeiten" aus. Das können Sie nur, wenn Sie als Systemeigner eingeloggt sind oder Administratorrechten haben. Für die Tags bei Firmen oder Deals starten Sie aus der jeweiligen Übersicht und gehen analog vor.

Bitte beachten: Änderungen wirken sich auf alle Inhalte aus, denen der geänderte / gelöschte Begriff zugeordnet ist.

Wie kann ich die Auswahl an Ländern bearbeiten?

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Kategorisieren
Administration

Als Systemeigner oder Administrator erscheint neben der Auswahlliste für das Land in der Adresse ein Rädchen-Symbol. Darüber kommen Sie zur Liste aller im System hinterlegten Länder und können diese ergänzen, einzelne Länderbezeichnungen ändern oder durch Klick auf den Papierkorb entfernen. Die Reihenfolge können Sie festlegen, indem Sie vor der Länderbezeichnung auf das Vier-Pfeil-Symbol klicken, festhalten und die Zeile so an die gewünschte Stelle schieben. Achtung! Alles was Sie in der Länderliste tun hat Auswirkung auf alle Einträge im System und kann nach dem Speichern nicht rückgängig gemacht werden.

Wo setze ich Tags / Schlagworte zu einem Kontakt?

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Kategorisieren

Klicken Sie beim Kontakt oben unter dem Namen auf "Tags bearbeiten". Hier einfach ein neues Schlagwort eingeben oder ein vorhandenes durch Klick auf das kleine, grüne Plus-Zeichen auswählen. Um einen Tag für den Kontakt wieder zu entfernen, auf das kleine rote Kreuz beim Tag klicken. Bei Firmen und Deals funktioniert das Taggen (Verschlagworten) nach dem selben Prinzip.

Über die Tags der Firmen können Sie übrigens auch in der Kontaktübersicht nach den Kontakten filtern, die getaggten Firmen zugeordnet sind.

Wie kann ich Listen zusammenführen?

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Newsletter / eMailings

Am besten gehen Sie über die Kontaktübersicht. Hier nach den einzelnen Listen filtern, oben links das Häkchen setzen, dann die Auswahl "auf alle Seiten" ausweiten und oben bei Aktion "Listen hinzufügen" auswählen. Im folgenden Dialog die Gesamtliste anlegen oder auswählen und bestätigen. Steht ein Kontakt schon auf der Gesamtliste, dann wird er übersprungen. Es entstehen also keine Doppeleinträge. Näheres und ein Beispiel zum gleichzeitigen Bearbeiten mehrerer Kontakte

Wofür stehen die grünen Fähnchen bei den Kontakten?

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Effizientes Arbeiten

Ist bei einem Kontakt oder Deal das Fähnchen aktiviert, also grün, folgen Sie diesem Kontakt. Tragen Sie oder ein anderer Benutzer nun etwas in die Chronik des Kontaktes ein, dann erscheint dieser Eintrag auf Ihrer Startseite im SummitCRM und Sie werden in einer abendlichen Zusammenfassung per Email oder auch sofort darüber benachrichtigt. Diese Funktion ist praktisch für die Arbeit im Team. Sie können sich gezielt über wichtige Kontakte auf dem Laufenden halten. Über Profileinstellungen können Sie festlegen, ob Sie die abendliche Email oder Sofortnachricht erhalten wollen.

Wie nutze ich SummitCRM mobil unterwegs?

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Effizientes Arbeiten
Mobil

SummitCRM lässt sich unterwegs gut mit mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets über den integrierten Browser benutzen. Starten Sie dazu den Browser und geben Sie die URL des Systems (ihresubdomain.summitcrm.de) ein und fügen Sie das System zum Homebildschirm hinzu. Sie haben immer Zugriff auf alle Kontaktdaten, Aufgaben, Notizen usw. Zudem können Sie die Funktionen des Mobilgerätes nutzen und z. B. eine Telefonnummer direkt aus SummitCRM anwählen oder sich zu einer Adresse navigieren lassen.

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Wie ändere ich einen Benutzer?

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Benutzer
Administration

Ein Benutzer kann seinen Namen und Zugangsdaten nur selbst ändern. Gibt es einen Wechsel im Team, legen Sie für den neuen Kollegen einen neuen Benutzer an und deaktivieren den alten. So bleibt in der Historie die Information erhalten, dass der alte Benutzer die jeweilige Notiz verfasst hat und nicht der neue.

Möchten Sie sinnvollerweise die Keyaccounteinstellungen bei den Kontakten vom alten auf den neuen Benutzer ändern, dann am besten bevor Sie den alten deaktivieren. Dazu bitte dieser Anleitung folgen: Keyaccount und Zugriffsrechte für mehrere Kontakte ändern? Deals und Listen müssen Sie einzeln dem neuen Nutzer zuweisen.

Wie lege ich Emails in der Kontakthistorie ab?

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Email Ablage

Schreiben Sie mit Ihrem gewohnten Programm oder Webmailer eine Email und nehmen Sie dabei die SummitCRM-Mailbox-Adresse (mailbox.[ihre_subdomain]@summitcrm.de) in BCC. Der einfachste Weg ist ein Klick im SummitCRM auf die gewünschte Emailadresse des Kontaktes. Damit öffnet sich automatisch das Emailprogramm und das BCC ist bereits vorausgefüllt.

Ankommende Emails leiten Sie einfach an die SummitCRM-Mailbox-Adresse (mailbox.[ihre_subdomain]@summitcrm.de) weiter.

Bitte beachten!
SummitCRM nimmt nur Emails von verifizierten Absendern an. Die Anmelde-Emailadresse ist automatisch freigeschaltet, weitere Emailadressen müssen Sie bitte selbst in Ihrem SummitCRM registrieren. Wie das geht ist hier beschrieben: Wer kann Emails in meinem SummitCRM ablegen?

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