Serienbriefe können nicht direkt in SummitCRM erstellt werden, aber Sie können aus einer Liste die dafür wichtigen Kontaktdaten leicht exportieren und die Serienbrieffunktion von Word verwenden. Den versendeten Brief danach einfach bei der Liste hochladen und so dokumentieren, was versendet wurde.
Und so erstellen Sie einen Serienbrief in Word mit den Kontaktdaten aus SummitCRM:
- Stellen Sie eine Liste mit den Empfängern zusammen
- Gehen Sie in der Liste und prüfen Sie, ob bei allen Kontakten eine Adresse ausgewählt ist
- Klicken Sie oben rechts unter "mehr" auf "Export für Serienbriefe"
Bestätigen Sie den Download und speichern Sie die CSV-Datei auf Ihrem Computer - Öffnen Sie Word und starten Sie im Reiter "Sendungen" unter "Seriendruck" den "Seriendruck-Assistenten"
- Legen Sie den Dokumenttyp fest. Das ist im Falle eines Serienbriefes die Option „Brief“. Klicken Sie unten auf „Weiter: Dokument wird gestartet“.
- Wählen Sie das Startdokument. Normalerweise ist das der Brief, den man gerade geöffnet hat. Sie könne aber auch einen neuen Brief erstellen oder eine Vorlage öffnen. Klicken Sie unten auf „Weiter: Empfänger wählen“.
- Klicken Sie unter "Vorhandene Liste verwenden" auf "Durchsuchen" und wählen Sie die zuvor gespeicherte CSV-Datei aus.
- Bestätigen Sie die richtig erkannst UTF-Codierung mit "OK" und kontrollieren Sie im folgenden Fenster die Zuordnung der Daten und klicken Sie wiederum auf "OK". Klicken Sie unten auf „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“.
- Schreiben und formatieren Sie Ihren Brief nach Belieben mit allen Möglichkeiten, die Word Ihnen bietet. Platzieren Sie dabei den Adressblock, die Grußformel usw. an den gewünschten Stellen. Klicken Sie unten auf „Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe“.
- Klicken Sie unten auf „Weiter: Seriendruck beenden“ und dann unter "Zusammenführen" auf "Drucken ...". Fertig!
Noch ein Tipp:
Für einen kleineren Verteilerkreis können Sie in SummitCRM auch die Briefvorlagen verwenden, um ein Anschreiben einmal zu verfassen und für die gewünschten Kontakte immer wieder zu verwenden. So ist der Brief auch gleich beim jeweiligen Kontakt direkt in der Chronik abgelegt.